Cara Menjadi Seorang Negosiator Handal!

Negosiasi, sebuah kata dengan arti yang sangat kuat. Ketika kita mendengar kata negosiasi, biasanya akan muncul berbagai perspektif. Banyak yang menyukainya karena bagi mereka negosiasi berhubungan dengan diskusi yang produktif untuk meraih sebuah keinginan, tetapi ada juga yang menganggap negosiasi itu melelahkan dan hanya membuang waktu. Tidak sedikit pula yang menempatkan proses negosiasi sebagai momen yang mendebarkan dan menakutkan.


Satu hal yang sangat menarik dan harus diakui adalah kita lahir sebagai seorang negosiator. Sadarkah Anda kalau setiap hari kita melakukan proses negosiasi dalam kehidupan sehari-hari seperti tawar menawar pembelian barang di pasar tradisional, bernegosiasi dengan keluarga perihal liburan, atau jam penggunaan gadget oleh anak-anak. Proses negosiasi di kantor juga sering kita lakukan, contohnya: penawaran promosi dengan berbagai penyesuaian pendapatan dan tunjangan, permintaan mutasi, pemilihan tim kerja dalam satu proyek, permohonan cuti, dan masih banyak lagi. Walau begitu, saat berbicara tentang negosiasi, banyak yang berkata:

“Tapi saya selalu gagal, selalu didominasi, tidak bisa tegas dalam mengambil keputusan. Akhirnya pihak lawan selalu menang dan pada akhirnya saya memberi terlalu banyak kepadanya.”

Dampak dari tidak mengetahui teknik bernegosiasi yang efektif akan berakibat kepada kerugian perusahaan secara finansial, waktu, dan tenaga. Kita pun akan dianggap kurang mampu bekerja dan tidak dapat dipercaya.  

Namun, kabar baiknya, teknik negosiasi ini bisa dipelajari oleh siapapun. Dan jika seseorang mampu mengasah teknik ini dengan sangat baik, maka Ia siap untuk menghadapi situasi apa pun dalam proses negosiasi di pekerjaan maupun kehidupan sehari-hari.

Berikut 10 hal yang sering dilupakan ketika bernegosiasi. Dalam hal ini, saya fokus dalam negosiasi bisnis:

1. Tujuan (objektif negosiasi). Tujuan negosiasi adalah untuk kita mendapat apa yang kita harapkan, yaitu persetujuan kedua belah pihak untuk bekerja sama dalam situasi yang kondusif, untuk kebaikan bersama. tidak ada yang merasa dirugikan dan semua mencapai target yang sudah direncanakan.
   
2. Pola pikir (mindset). Kita harus mengubah pola pikir kita tentang negosiasi ke arah positif. Negosiasi berbeda dengan menjual. Perlu diingat terus menerus bahwa dalam negosiasi, calon klien kita sudah tertarik dengan produk atau servis kita. ‘Sudah tertarik’, artinya mereka sudah membuka peluang untuk bekerja sama dengan kita, jadi yang harus kita lakukan hanyalah membicarakan lebih detail mengenai permintaan khusus yang bisa didiskusikan.
   
3. Persiapan diri. Ukur kekuatan diri (leverage) sebagai negosiator. Apakah kita berpengalaman? Bagaimana kekuatan perusahaan kita di mata klien? Apa yang menjadi keunikan dari produk dan pelayanan kita dibanding kompetitor lain yang sejenis? Seberapa mudah klien Anda berpindah ke kompetitor? Tanyakan sebanyak-banyaknya kepada diri kita, kalau perlu diskusikan dengan atasan dan rekan kerja. Setelah itu, tentukan juga Goal dan Limit negosiasi kita. Contoh mudah:
   
   Kita hendak menjual sepatu dengan harga di pasaran 500 ribu rupiah. Tentu kita sudah memperhitungkan bahwa akan sulit menjual jauh di atas harga pasar karena pelanggan pasti sudah cek harga ke penjual lain. Tentukan goal harga jual, semisal 510 ribu rupiah, dengan limit harga terendah 450 ribu rupiah (dengan harga tersebut Anda masih harus mendapatkan untung dari harga beli sebelumnya.)
   
4. Kesan pertama. Untuk kesan pertama, saya selalu teringat iklan komersial Axe zaman dulu ‘kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah Anda’. Ya, ini sangat relevan dalam negosiasi. Kalau kita bisa menampilkan kesan pertama yang positif, klien akan memandang kita lebih profesional dan dapat dipercaya. Apa saja yang perlu diperhatikan?
   
   • Datang sebelum waktu yang ditentukan. Jangan pernah telat dengan alasan apapun.
   • Kalimat sapaan pertama yang digunakan. Jangan terlalu singkat, tetapi jangan terlalu banyak berbasa basi. Contoh: “Selamat pagi Pak James, saya Ray dari bank ABC yang waktu lalu Bapak telepon untuk bertemu. Saya sudah menyiapkan semua dokumen sesuai permintaan Bapak untuk kita diskusikan hari ini…” 
   • Intonasi dan kecepatan berbicara. Berlatihlah setiap hari di depan cermin atau di hadapan rekan kita agar artikulasi suara kita jelas.
   • Selalu siap dengan alat tulis dan buku catatan, kartu nama serta dokumen penunjang lainnya. 
   • Penampilan dari ujung kepala sampai kaki. Berpakaian rapi sesuai situasi yang dihadapi apakah sangat resmi atau kasual, yang pasti harus enak dilihat.
     
     
5. Mengenal lawan bicara dalam bernegosiasi. Ingat, kesan pertama sangat penting. Pelajari orang yang akan kita temui. Ini suatu keharusan dan tidak dapat ditawar lagi. Ingatlah nama dan jabatan. Sapaan dan panggilan selalu diikuti dengan nama orang yang kita ajak bernegosiasi agar klien menaruh respect terhadap kita. Lakukan pengamatan pada  karakternya, apakah dia pribadi yang langsung pada tujuan, atau sebaliknya harus berbasa-basi dahulu? Apakah dia sangat membutuhkan kenyamanan tanpa perubahan mendadak? Apakah dia sangat butuh diberikan kejelasan data dan informasi juga banyak pilihan solusi?
   
6. Mendengarkan secara aktif. Tatap mata dan condongkan tubuh kita ke arah lawan bicara untuk memberi kesan memperhatikan. Lakukan mirroring (penyamaan bahasa tubuh). Anggukkan kepala tanda setuju dan jangan lupa untuk tetap mengontrol diri dan emosi apabila ada hal-hal di luar perkiraan (penolakan). Tetap tersenyum dan fokus melakukan probing (menggali informasi) akan membuat keadaan tetap kondusif. Simak, dengarkan kebutuhan mereka dan berikan respon balik.
   
7. Menghadapi proses jalan buntu (deadlock). Terkadang, negosiasi tidak berjalan sesuai dengan rencana dan sulit untuk menemukan titik temu. Ingatlah, jangan pernah mengatakan ‘tidak’, melainkan, “Permintaan Bapak/Ibu lebih dari yang dapat kami berikan untuk saat ini.” Berikan tidak hanya satu solusi pengganti, melainkan beberapa paket menarik.
   
8. Rangkuman diskusi. Apabila titik temu negosiasi sudah muncul antara kedua belah pihak, jangan lupa untuk mencatat dengan seksama poin-poin hasil negosiasi yang terdiri dari hak dan kewajiban masing-masing pihak setelah pertemuan selesai.
   
9. Penentuan proses kerja sama berikutnya. Apabila memang harus melakukan pertemuan lagi, pastikan kita tentukan dengan tegas dan jelas waktu dan tempat.
   
10. Update klien (melalui email.) Pemberian informasi lanjutan mengenai isi dari diskusi akan membantu mencegah terjadinya kesalahan di masa datang. Kirim email resmi paling lama 1 hari setelah proses negosiasi berlangsung.

Persiapan negosiasi yang matang tentu akan menghasilkan diskusi yang maksimal, namun tentu butuh latihan dan praktik yang banyak agar kemampuan ini menjadi kebiasaan dan masuk ke pikiran bawah sadar kita. Never give up and remember, practice makes permanent!

Ditulis oleh Oky Andrianto
Senior Trainer and Consultant
NBO Indonesia